來源：中鐵北京局安全質(zhì)量交流平臺

工程聯(lián)系單：用于甲乙雙方日常工作聯(lián)系。供建設(shè)、監(jiān)理（或設(shè)計）、施工單位等各個單位之間相互咨詢或商議。例如：施工單位聯(lián)系建設(shè)單位催要甲供材料。工程聯(lián)系單是用于聯(lián)系工程技術(shù)手段處理，工程質(zhì)量問題處理，設(shè)計變更等的函件，一般多見于施工單位出具聯(lián)系單給建設(shè)單位或設(shè)計單位，建設(shè)單位也常常向設(shè)計單位出具聯(lián)系單，收件單位均要依據(jù)具體情況予以答復(fù)。

聯(lián)系單可以由一個單位發(fā)出給一個單位或多個單位一起商議確定處理某件問題。工作聯(lián)系單是資料員在工作中經(jīng)常遇到的，是我們施工過程中的應(yīng)用最廣的一種應(yīng)用文，如何去寫好一篇聯(lián)系單。

我們在工程過程中通常會遇到需要進(jìn)行書面文件溝通的時候，比如工作聯(lián)系單，工程洽商，甚至設(shè)計變更等文件的書寫，但通常時候并沒有統(tǒng)一的模板，比如小編就見過各種各樣奇葩的工作聯(lián)系單、洽商等，結(jié)構(gòu)混亂，內(nèi)容表達(dá)模糊，或繁瑣，或詞不達(dá)意，有的甚至錯別字橫出！真是有種要掐死對方的感覺。那么如何快速編制一份表達(dá)清晰，內(nèi)容明確，用詞得體的書面函件呢？可以參照以下下幾個步驟進(jìn)行：

01

明確發(fā)函目的

任何書面形式的溝通，本質(zhì)上是需要通過一種正式的途徑來達(dá)成一種目的。所以，無論是聯(lián)系單、洽商，還是設(shè)計變更，性質(zhì)上基本可劃分為通知、建議、聯(lián)系。明確發(fā)函的目的，即需要達(dá)成的目的是通知、建議、還是就某件事進(jìn)行一些聯(lián)系。如有多個事件的話，首先明確主次關(guān)系及相關(guān)聯(lián)程度，如事件無相關(guān)性的話，建議分開單獨發(fā)函，這樣便于接收者準(zhǔn)確的明白該函件的主要內(nèi)容及目的。避免出現(xiàn)多件事的目的不同，但同時出現(xiàn)在一份函件中，這種情況多發(fā)生在工程聯(lián)系單中，通常工程聯(lián)系單內(nèi)容多為通知、建議或者就某件事的進(jìn)程進(jìn)行跟蹤，故需在函件事項中首先明確聯(lián)系事項及目的，便于接收者準(zhǔn)確的進(jìn)行信息的分類，同時可根據(jù)事件的重要程度及是否需要及時回復(fù)進(jìn)行分級。

要發(fā)聯(lián)系單，當(dāng)然是事出有因。一個有說服力的原因，往往可以讓你的聯(lián)系單很快可以簽批下來；一些常見事由如下，其它問題大家可以舉一反三！

1、工期問題，由其它單位的配合不到位，影響到我們的施工進(jìn)度；催促建設(shè)單位下令給其它單位或后期由此聯(lián)系單作為工期延后的證明。

2、改換甲方指定材料品牌，如提定材料品牌在當(dāng)?shù)刭徺I不到，要更換其它的品牌；

3、設(shè)計問題，如施工現(xiàn)場與施工圖紙不吻合，需要甲方和設(shè)計院批示的情況；

4、工程變更問題，圖紙變更后，用來和建設(shè)單位說明，增加工程量變更。

02

確定邏輯結(jié)構(gòu)

明確了目的，然后需要明確怎么樣來一步步的達(dá)成，即邏輯結(jié)構(gòu)是什么。底層邏輯就像如果我們需要請一個人幫忙的話，總不能一上來就直接提要求，總是需要寒暄一下。同理，函件內(nèi)容上面同樣需要遞進(jìn)關(guān)系，即通過前因后果的方式來表達(dá)我們的目的。比如首先描述事情的基本情況，然后描述造成什么問題，最后提出相應(yīng)的解決辦法，這就是一個基本的邏輯結(jié)構(gòu)。

如材料品牌變更，原已設(shè)計好的你為什么要變更；1、當(dāng)?shù)刂苓呝I不了外地購買成本太高，那就變更。2、如當(dāng)?shù)乜梢再徺I，你施工單位想從賺得更多利潤又和建設(shè)單位有點貓膩，聯(lián)系單只是要走過過場的話，那你就要列舉要當(dāng)前品牌和要更換品牌雙方面優(yōu)勢，從而說明要更換。

我們資料員自己動手去寫好的聯(lián)系單，一定要給你的領(lǐng)導(dǎo)審批完才發(fā)出去。

03

合理組織語言

明確了邏輯結(jié)構(gòu)后，我們需要組織語言，這里有三個地方需要特別注意：

1、使用書面的商務(wù)用語

通常在函件內(nèi)容的收集過程中，材料的內(nèi)容往往偏向于口語化，需要進(jìn)行二次加工后才能進(jìn)行輸出，比如如“……早就報給了XXX，還沒有回信……”等，可更換為“……已于XXXX年XX月XX日通過XX方式上報于XX負(fù)責(zé)，至今未收到相關(guān)答復(fù)……”。這樣能夠體現(xiàn)出自己對事件的重視，同時影響對方能夠嚴(yán)肅、認(rèn)真的對待。

2、明確事件的三要素（時間、地點、人物）

由于工程的過程是連續(xù)的長周期的事件，事件表達(dá)時需對本身的信息進(jìn)行明確，即明確三要素，避免出現(xiàn)內(nèi)容不完整導(dǎo)致重復(fù)發(fā)送函件的事件出現(xiàn)造成的影響，并且明確了事件的三要素以后，能夠更加突出事件的重要性及唯一性，方便雙方盡快就事件本身達(dá)成共識。

比如“……鋼筋進(jìn)場后，驗收不合格，需要進(jìn)行退場處理……”可以細(xì)化為“XXXX年XX月XX日XX牌鋼筋運至加工廠后，經(jīng)XX質(zhì)檢員檢驗后發(fā)現(xiàn)不滿足XX要求，視為不合格品，需按照XX規(guī)定進(jìn)行退場處理，并登記記錄不合格品處理記錄表……”

3、文字無歧義或其他不當(dāng)用詞

由于收發(fā)雙方的關(guān)系、事件的分級情況不同，語言的組織方面需要考慮到雙方的從屬關(guān)系、內(nèi)容的重要性等因素，比如施工單位向建設(shè)單位發(fā)函內(nèi)容中一般有“懇請貴方領(lǐng)導(dǎo)予以重視！”，再比如描述事件的重要性時，可能只是影響了非關(guān)鍵線路，并不影響總進(jìn)度及后續(xù)工序的開展，“XX程序流程的滯后已經(jīng)嚴(yán)重影響施工進(jìn)度……”就顯得大題小做，且不便于雙方進(jìn)一步的溝通。

04

落實書面格式

最后一步需要將我們的所有內(nèi)容整理成相應(yīng)的文件格式，避免出現(xiàn)格式錯誤，一般情況下工程聯(lián)系單、設(shè)計變更等有相對完善的資料系統(tǒng)，洽商、簽證等往往無特定格式，故需提前與對方聯(lián)系或按照以往形式結(jié)合自身情況進(jìn)行編制，但無論任何格式的編制都應(yīng)以能夠方便雙方交流及認(rèn)可的基礎(chǔ)上進(jìn)行。同時參考商務(wù)信函的格式要求進(jìn)行相應(yīng)的再編輯，最后進(jìn)行全面的檢查，確定內(nèi)容的格式、文字等能夠突出目的，連貫性強(qiáng)。

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綜上所述，一份好的商務(wù)聯(lián)系函應(yīng)該在內(nèi)容、邏輯、格式上綜合進(jìn)行編制，確保能夠很好地完成我們設(shè)定的目標(biāo)，最終達(dá)成共識。

事實最好的說明就是現(xiàn)場相片或相關(guān)其它的證明文件，如有必要就在里面加入一些相片和相關(guān)證明。聯(lián)系單的格式里面一般我們只看到只有一個單位簽名意見，如果這聯(lián)系要發(fā)多個單位時可以在里面加多幾行添加多其他單位。如是多個單位的聯(lián)系單，發(fā)出順序首先要先經(jīng)監(jiān)理單位，那監(jiān)理單位應(yīng)排在前面、再到設(shè)計單位等建設(shè)單位要排在最后。咨詢事議的聯(lián)系單，一般情況下只需蓋個項目章就可以了。如果是有關(guān)于工程變更及涉及錢的聯(lián)系單，那你最好蓋上公章給它。聯(lián)系單要發(fā)給多少單位就要做多少份，資料送出，一定要做好簽收的手續(xù)。并要做好跟蹤落實，定期去回訪下看他們簽好名蓋好章了沒有。該改就改，不能一直拖著在那里。自己處理不了，該反映給領(lǐng)導(dǎo)知道就告訴他們，主要是說明你有做了這些事情。