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來源：中鼎景宏
監(jiān)理工程師通知單是項目監(jiān)理機構在工程建設過程中向承包單位簽發(fā)的指令性文件，目的是督促承包單位按照國家有關法律法規(guī)、合同約定、施工規(guī)范和設計文件進行工程施工， 保證工程建設中出現(xiàn)的問題(不符合設計要求、施工技術標準、合同約定等)能得到及時糾正。
1 監(jiān)理通知單常見使用誤區(qū)
1.1抱著應付心態(tài)，流于形式
如“流水賬似的記錄了巡查所發(fā)現(xiàn)的部分問題和質(zhì)量缺陷，再加上一句類似于“希望予以整改做結尾”，看似完成了任務實則是不痛不癢、敷衍應付，給工程質(zhì)量安全埋下了巨大隱患。
1.2抓不住重點，套話廢話太多
這些通知單不是一針見血地指出問題，而是多用套話、廢話和空話，如“要按設計圖紙、規(guī)范標準施工”、“要完善管理、提升施工水平”等，雖然看起來洋洋灑灑，但可用的信息很少，讓對方看了也不能深刻意識到問題所在。
1.3 語義表述模糊，容易產(chǎn)生誤解
如對于具體出現(xiàn)問題的部位范圍描述過于寬泛，對于問題的形容沒有抓住關鍵、整改只有要求而沒有具體標準等，這樣不僅會讓人費解更有可能耽誤問題的及時整改。
1.4 措辭不當，容易激發(fā)問題矛盾
有的監(jiān)理人員擺不正自己的心態(tài)，或者是因為施工單位的問題而產(chǎn)生矛盾，如果將這些負面情緒投射到書寫當中，如出現(xiàn)“態(tài)度不端、屢教不改、素質(zhì)不高”等不當措辭，很容易將小事變大、矛盾激化，所以一定要謹言慎行，用科學實事求是說話。
1.5 行文不規(guī)范，讓人一言難盡
這些想必大家都碰到過，如有的手寫版通知單寫得歪歪扭扭、勾劃涂改、錯字別字等，有的打印版通知單標題大小、格式不統(tǒng)一、錯字病句等，不僅容易耽誤正事還影響了監(jiān)理人員的良好形象，所以一定要注意改進。
2 監(jiān)理通知單的寫作要求與注意事項
監(jiān)理通知單應當做到內(nèi)容準確、態(tài)度嚴肅、運轉(zhuǎn)合理、行文規(guī)范、不偏不倚。
（1）內(nèi)容準確，有的放矢。使用原則性的話要得當、適度，切忌堆積；指出問題要實事求是、有根有據(jù)，切忌故意隱瞞或隨意夸大；對于問題的描述盡量要坐標化、精確化、數(shù)據(jù)化，讓施工單位明白具體的問題所在和整改要求；對于非原則的問題可以用模糊語來形容，但不要掩藏整改和解決問題的主要意圖。
（2）態(tài)度嚴肅，直面問題。通知單的作用是發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，是對工程質(zhì)量安全負責的體現(xiàn)，所以在行文中一定要實事求是、敢于直面問題；要準確依照標準規(guī)范和有關規(guī)定找出問題、提出解決方案；要保持獨立自主，準確決策，切不可輕易受第三方的影響。
（3）運轉(zhuǎn)合理，管理科學。傳達類通知單應在對施工方和現(xiàn)場情況進行綜合、分析之后發(fā)出；約束類通知單應在施工方相關行為發(fā)生過程中發(fā)出；糾偏類通知單應在施工偏差發(fā)生后、隱蔽前或下一道工序開始前發(fā)出。有的通知單雖已發(fā)出但種種原因接收方?jīng)]有簽收，如發(fā)生矛盾糾紛，則應以“簽收生效”的原則處理。但被施工方無理拒收的通知單則應以監(jiān)理方送達時間為生效時間。安全隱患特別是重大安全隱患通知單，必須“發(fā)、簽”同步，避免先發(fā)文、再補簽的做法。
（4）書寫規(guī)范，簡明扼要。打印版行文一定要格式統(tǒng)一，如統(tǒng)一的標題、格式、字體等，并形成規(guī)范供所有監(jiān)理人員學習使用；內(nèi)容一定要言簡意賅，不浮夸、不啰嗦，快速傳達準確信息；手寫版通知單現(xiàn)在一般使用的較少，如果手寫要先打好草稿，在正式書寫時要字跡工整、整潔有序，或者在草稿紙上多寫幾遍后正式謄寫。
（5）不偏不倚，保持權威。要重視通知單的權威性，發(fā)文慎重、保持克制，如果芝麻大的小事就發(fā)文，時間長了會造成對方的疲勞心態(tài)；要注重和諧關系的維護，行文以客觀陳述為主，避免情緒化。
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