??       一、工程檔案資料歸檔責任劃分

       1、工程準備資料(包括開發(fā)報建、招投標資料等)，由各經(jīng)辦部門直接向監(jiān)察室歸檔。

       2、工程監(jiān)理資料主要由監(jiān)理單位負責編制并歸檔。

       工程監(jiān)理資料由具有工程監(jiān)理職責工程部形成的，監(jiān)理工程師將監(jiān)理過程資料在三天內(nèi)，其它監(jiān)理資料在階段性工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料。          已委托監(jiān)理單位的工程監(jiān)理資料，由委托監(jiān)理單位形成、編制、保管，待該工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料室，工程部資料員對監(jiān)理資料的形成進行監(jiān)督和檢查。 

       3、工程施工資料，主要由工程部監(jiān)督控制，施工單位進行具體編制、收集、整理，并在每項分部工程完成后，一個月內(nèi)統(tǒng)一移交工程部資料室。

       4、工程竣工驗收資料，由工程部組織，施工單位進行驗收資料編制、收集并按規(guī)定移交給工程部匯總，由工程部牽頭，施工單位配合報送城建檔案館。

       5、工程結(jié)算資料，主要由施工單位及承包單位按照集團公司工程結(jié)算目錄進行收集整理，經(jīng)工程部審核，報工程主管領導審批，加蓋工程部公章，提交給預決算部，由預決算部門在結(jié)算完畢后定期向監(jiān)察室歸檔。

       二、工程部資料員日常保管的資料

       1、監(jiān)理規(guī)劃、細則及旁站方案：工程開工后，經(jīng)工程部負責人審核，報公司主管領導審批，加蓋監(jiān)理公司公章，10天內(nèi)交工程部資料室存檔。

       2、工程開工報告及開工令：在工程開工3日內(nèi)，由監(jiān)理工程師向工程部資料室歸檔。

       3、分包單位資質(zhì)報驗：分包單位進場10天內(nèi)將單位資質(zhì)文件復印件加蓋責任單位公章后，提交工程部資料室存檔。分包單位主要包括建設單位、監(jiān)理單位、（主體）施工單位、設計單位、勘察單位、材料檢測單位、樁基礎施工單位、裝修單位（包含鋁合金門窗）、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。

       4、監(jiān)理日志：原則上要求監(jiān)理工程師每寫完一本監(jiān)理日志應于當天上交工程部資料室或監(jiān)理公司資料員歸檔。

       5、監(jiān)理月報、總結(jié)：監(jiān)理工程師每月底將監(jiān)理月報表報工程部（或監(jiān)理單位項目）負責人審批后蓋章，向工程部（或監(jiān)理單位）資料員移交存檔，資料員需檢查監(jiān)理月報是否規(guī)范及符合要求。工程完工后，由項目經(jīng)理編寫監(jiān)理工程總結(jié)，經(jīng)監(jiān)理總監(jiān)簽字，報工程主管（或監(jiān)理單位）領導審批后蓋章，10天內(nèi)向工程部（或監(jiān)理單位）資料員移交存檔。

       6、監(jiān)理工作聯(lián)系單及回復：施工單位來文，由工程部資料員統(tǒng)一接收，監(jiān)理工程師審查后，由監(jiān)理工程師或工程部資料員將回復下發(fā)給相關單位。同時工程部資料員將每份的聯(lián)系單及相關回復要合并一起存檔。

       7、往來函件：由工程部資料員統(tǒng)一負責收發(fā)，公司內(nèi)部往來函件和施工單位的往來函件要分開，分別編制序號后當天存檔。

       8、旁站記錄：監(jiān)理工程師在旁站工作完成后2天內(nèi)將旁站記錄交資料員歸檔。

       9、單位工程坐標定位測量記錄：工程開工前1周內(nèi)上報資料室存檔，測量記錄必須有建設、施工、監(jiān)理、設計等單位簽字并加蓋公章。

       10、簽證、委托、進度申請：監(jiān)理工程師辦理審批手續(xù)完畢后按相關制度規(guī)定交給工程部資料員。工程部資料員將簽證、委托經(jīng)工程部負責人簽字，報公司主管領導審批；進度申請經(jīng)工程部負責人審批，辦理用印后由監(jiān)理工程師或工程部資料員第二天分發(fā)給相關部門及施工單位，同時工程部資料室存檔1份。

       11、施工圖紙：由總工室直接下發(fā)給工程部資料員，再由資料員分發(fā)給相關工程師。工程部資料室收到圖紙的當天必須保證存檔1份施工圖紙。工程部資料室存檔的圖紙按單位工程分類保存即可。

       12、檢測報告、勘察報告：相關項目檢測完畢由相關單位在1個月內(nèi)交工程部資料員按照單位工程進行分類歸檔。

       13、合同、施工許可證、規(guī)劃證等項目證照復印件：施工現(xiàn)場保存復印件備查，由資料員統(tǒng)一保管并存放入柜，任何人不能隨意復印,也不能帶出辦公區(qū)域及外借給其他部門。

       14、結(jié)算資料：施工單位報送的結(jié)算資料，經(jīng)監(jiān)理工程師審核通過，項目經(jīng)理、工程部負責人、公司主管領導審批后，由相關單位給預決算部報一份，由工程部資料員給施工單位一份，同時，資料室存檔1份。

       15、材料報驗：施工單位上報的材料報驗資料，監(jiān)理工程師在3天內(nèi)簽字報工程部負責人審批后蓋章，由監(jiān)理工程師或資料員下發(fā)給施工單位，并由資料員按照單位工程分類存檔。廠家合格證及檢驗報告不是原件的要加蓋材料商的公章，并注明原件存放處。

       16、施工報驗資料（包括各種施工記錄）：施工單位上報的隱蔽驗收記錄、檢驗批驗收記錄等施工記錄，工程師在收到后3天內(nèi)簽字，經(jīng)工程部負責人在報驗資料臺帳上審批，報驗資料蓋章完畢后，由監(jiān)理工程師或工程部資料員下發(fā)給施工單位，并由工程部資料員按照單位工程進行分類存檔。

       17、圖紙會審及設計變更：圖紙會審及設計變更要按照單位工程進行分類歸檔，設計院下發(fā)的設計變更要首先交給工程部資料員，由資料員分發(fā)給相關工程師，下發(fā)的資料要相關人員簽收，簽收日期精確到時分。工程部資料室同時保留1份存檔。

       18、施工組織設計及分部工程施工方案：施工單位上報的《施工組織設計》經(jīng)監(jiān)理公司審核同意后7天內(nèi)歸檔?！妒┕そM織設計》中的施工單位及監(jiān)理單位都必須加蓋公章，總監(jiān)要簽名并加蓋總監(jiān)注冊章。“編制人”和“審批人”等欄內(nèi)的簽字必須手簽，施工單位審批人必須是施工單位技術負責人。不對外報送的工程《施工組織設計》中監(jiān)理單位須加蓋監(jiān)理項目章，但可不必加蓋公章，總監(jiān)也不必簽名，其它按上述要求辦理。 

       三、工程部須移交檔案部門歸檔的資料

       項目竣工后，工程部必須向當?shù)爻墙n案館移交竣工資料，并同時應向監(jiān)察室移交除一套完整的竣工資料（包含工程準備階段、監(jiān)理資料、施工過程資料、竣工驗收資料及竣工圖）外，還需要將該項目工程建設過程性管理資料移交保管。具體移交內(nèi)容及對象如下：

       四、工程部移交資料要求

       1、歸檔工程文件組卷分類必須清楚，將不同的文件資料分開裝訂、同類型的資料裝訂成冊，并按工程進度依次編制流水編號。

       2、移交資料類別必須齊全，內(nèi)容完整。

       3、歸檔的工程文件原則上為原件。沒有原件時，復印件要清晰，并注明原件存放位置。

       4、歸檔文件應字跡清楚、簽字蓋章手續(xù)完備。

       5、工程資料統(tǒng)一采用A4紙規(guī)格，不符合標準的原始資料要通過折疊和粘貼的方式達到A4幅面(297mm×210mm)規(guī)格，圖標欄露在外面。由政府及專業(yè)檢測機構(gòu)編制的裝訂成冊的文件材料（如勘察報告）除外。

       6、工程資料盡量使用計算機打?。ê灻腿掌诔猓?，不得使用涂改液修改；簽字和蓋章程序要完備，不得使用圓珠筆、鉛筆、復寫紙等易褪色的書寫材料。

       7、工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖，不能使用二底圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。

       8、所有竣工圖均應加蓋竣工圖章和設計出圖專用章。竣工圖的折疊方式要符合檔案館的要求(一般情況下是折成手風琴的樣式，見下圖1）竣工圖章的基本內(nèi)容應包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。

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